OXYLIS Formation — Génération et envoi automatisés des documents de formation, en deux étapes de maturité

Modifier une dizaine de valeurs sur un Word pour l'envoyer manuellement à un destinataire, et ce 50 fois dans la journée. Sans parler de l'archivage et des erreurs de saisie. Chez OXYLIS Medical (entreprise de formation interne d'ISIS Medical), tout était centralisé dans un fichier Excel rempli à la main, pour ensuite générer et envoyer manuellement à chaque candidat conventions, convocations, certificats… Un processus répétitif et chronophage.

Solution

• Étape 1 (2025) — Outil Excel/VBA structuré (≈14 000 lignes de code) qui automatise la génération des documents et les envois. Mise en service en 3 mois, gain immédiat. La bonne réponse pour ce stade de maturité.
• Étape 2 (2026) — Migration vers une application web Python/Streamlit en 3 semaines, dès que l'Excel a atteint son plafond : besoin de plusieurs utilisateurs simultanés, synchronisation API avec le LMS Rise Up, pilotage chiffré (CA, performance des formations).
• Synchronisation automatique avec le LMS Rise Up : les inscriptions, sessions et participants sont récupérés sans saisie manuelle.
• Génération et envoi automatisés des documents (conventions, convocations, certificats) aux bons interlocuteurs, au bon moment.
• Dashboard analytique pour piloter le chiffre d'affaires et la performance des formations.
• Suivi centralisé en temps réel, plusieurs utilisateurs en simultané, opérationnel jamais interrompu pendant la bascule.

Résultats

• 3 sem. pour migrer Excel → application web
• Multi-utilisateurs saisie simultanée sans conflit
• Auto documents générés et envoyés

La bonne stack pour un client n'est jamais une stack absolue. C'est celle qui correspond à son stade actuel. Construire au bon niveau, et faire évoluer quand le besoin l'exige.

ECODEV Conseils — Leçon retenue, Sur la double modernisation OXYLIS